Die häufigsten Fehler in der IT und wie Sie diese verhindern können

Häufige Fehler in der IT & Tipps wie Sie diese vermeiden können!

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Fehler in der IT & Tipps wie Sie diese vermeiden können

Das IT-Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftserfolgs, ist jedoch keine leichte Aufgabe. Projektmanager in der IT jonglieren mit Kosten, Zeitbeschränkungen und neuen Technologien und all das häufig bei mehreren Projekten gleichzeitig. Obwohl keine zwei IT Projekte genau gleich sind, leiden sie oft unter denselben Problemen. Die häufigsten Fehler bei IT Projekten sind folgende:

Fehler 1: Unklare Ziele

Erfolg mit IT Projekten stellt sich erst ein, wenn alle Beteiligten ihre Rolle, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse verstehen. Kick-off-Meetings spielen hier eine entscheidende Rolle. Diese sollten alle wichtigen Führungskräfte einschließen und dazu beitragen, Erwartungen zu definieren und festzulegen. Wenn alle Beteiligten an Bord sind, konzentrieren sie ihre Energie eher auf den Abschluss des Projekts und beschweren sich hinterher nicht, dass sie zu den Projektergebnissen nie befragt wurden.
Ziele sollten jedoch nicht nur zu Beginn eines Projekts bewertet werden. Im Verlauf eines Projekts können sich zusätzliche Ziele oder Ergebnisse in die Arbeit einschleichen. Projektmanager sollten diese neuen Perspektiven verfolgen und prüfen, ob der Mehrwert die zusätzlichen Projektressourcen wert ist. Nur dann können sie entscheiden, ob sie in den Projektumfang aufgenommen werden sollen. Auch wenn eine Idee nicht aufgenommen wird, weil sie zu viele Ressourcen von den ursprünglichen Projektzielen verbraucht, kann sie in ein separates Projekt umgewandelt werden, das später durchgeführt wird.

Fehler 2: Das Projekt nur als Gesamtbild sehen

Das Projekt nur im Ganzen zu betrachten kann das Vorhaben überwältigend oder gar unerreichbar erscheinen lassen. Stattdessen sollte die Arbeit in kleine Teile zerlegt und jedes der am besten geeigneten Person zugeordnet werden. Das Team wird sich so wohler und sicherer fühlen, weil es jede Aufgabe erfolgreich erledigen kann.

Fehler 3: Keine Priorisierung

Wenn IT-Projekte gleichzeitig ausgeführt werden, verbringen Teammitglieder oft zu viel Zeit mit Projekten mit geringerem Wert, während Aufgaben mit höherer Priorität ins Wanken geraten. Eine klare und kontinuierliche Kommunikation ist während des gesamten Projektzyklus wichtig, damit alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben wichtig sind und wann sich die Prioritäten geändert haben.
Ingenieure lieben es, IT-Probleme zu lösen. Es liegt in der Natur des Menschen, ein Risiko für die IT-Umgebung beheben zu wollen. Anstatt sofort auf das Problem einzugehen, sollten alle Teammitglieder sich jedoch darauf konzentrieren, effektiv zu kommunizieren und das neu entdeckte Problem zu dokumentieren. Anschließend kann das Projektteam diese Informationen an den Kunden weitergeben und bei Bedarf einen Änderungsauftrag implementieren.

Fehler 4: Wenig oder unregelmäßige Kommunikation

Jeder Projektmanager weiß, dass Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil eines erfolgreichen Projektabschlusses ist, trotzdem werden Teambesprechungen oft zugunsten anderer Aufgaben verschoben. Es ist essenziell, nicht nur Zeit für regelmäßige Besprechungen einzuplanen, sondern auch ein Format für diese Meetings festzulegen. Wenn zu viele Personen involviert sind, kann dies beispielsweise zu Unterbrechungen führen. Stattdessen müssen Schlüsselpersonen aus jedem Projektbereich anwesend sein, um über Fortschritte und Aktualisierungen zu berichten. Dann können diese anderen Teammitgliedern Feedback geben.

Fehler 5: Keine Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools stellen sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg ist und die Frist eingehalten werden kann. Es stehen viele Tools zur Verfügung, die eine gute visuelle Darstellung eines Projekts und seines Fortschritts ermöglichen.

Fehler 6: Falsche Einstellung

Selbst bei sorgfältiger Planung und einer etablierten Strategie passieren Fehler. Es ist wichtig, dass diese Angst vor dem Scheitern nicht überhandnimmt, wenn ein Projekt bergab geht. Gerade in IT-Projekten ist eine transparente und wahrheitsgemäße Berichterstattung elementar. So bekommen Auftraggeber die nötigen Informationen, die sie für eine zeitnahe Entscheidungsfindung benötigen. Ein strategisch wichtiges Projekt lässt sich so wieder auf den Weg bringen, indem das Unternehmen das Budget und die Ressourcen anpasst.

Fehler 7: Keine Delegation

Bei mehreren Projekten, die gleichzeitig ausgeführt werden, ist es fast unmöglich, dass eine Person den Überblick behalten kann. Projektmanager müssen wissen, wie sie die richtigen Fragen delegieren und stellen können. Werden Risiken ignoriert, verschwinden sie deswegen nicht. Probleme sollten frühzeitig erkannt und angegangen werden. Nur so lassen sich teure Komplikationen umgehen. Das Risiko und die Bemühungen zur Risikominderung sollten bereits vor Projektbeginn ermittelt werden.
Ein guter Plan dauert ungefähr einen Tag nach Projektstart. Dann ändern sich unweigerlich die Dinge, es werden Entdeckungen gemacht und andere Prioritäten beeinflussen die Kunden und das Projektteam. Es ist unbedingt erforderlich, dass der Projektmanager engagiert bleibt und die verschiedenen beweglichen Teile versteht, die dem Projekterfolg im Wege stehen können. Der Zeitplan wirkt sich auf das Budget aus und umgekehrt. Der Projektmanager muss in der Lage sein, diese ständig zu jonglieren.

Fehler 8: Die tatsächlichen Kosten des Projekts werden unterschätzt

Die Schätzung der Projektkosten in Bezug auf Zeit und Budget ist im IT Projektmanagement sowohl Kunst als auch Wissenschaft. Sinnvoll ist, zuerst ähnliche Projekte, die in der Vergangenheit abgeschlossen wurden, zu überprüfen. So bekommt der Auftraggeber eine angemessene Schätzung von Zeit und Budget. Ein IT-Projekt ohne genauen Zeit- und Kostenrahmen ist zum Scheitern verurteilt.

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