Warum sollten Sie Personalvermittler einsetzen?

Der Personalvermittler als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Bewerber

(Quelle: adobe.stock.com - Jeanette Dietl )

Warum brauchen Sie einen Personalvermittler?

Sowohl für den Bewerber als auch für das Unternehmen machen die Aufgaben der Personaldienste im Bereich der Personalbeschaffung Sinn. Während die eine Seite von der Hilfestellung, dem Know-how und dem Netzwerk des Personalexperten profitiert, bedeuten Recruitingmaßnahmen auf der anderen Seite Zeit- und Kostenersparnis. Warum auch Sie einen Personalvermittler einsetzen sollten, erfahren Sie hier.

Was macht ein Personalvermittler und warum ist seine Funktion wichtig?

Ein Personalvermittler wählt aus und rekrutiert. Im Rahmen der Personalbedarfsplanung befasst sich die Rekrutierung mit der Personalbeschaffung. Das Recruiting stellt demnach die Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und dem Bewerber dar. Damit verbunden sind mehrere Aufgaben, die in das Tätigkeitsfeld eines Personalvermittlers fallen. Der Bereich der Personalvermittlung umfasst weitreichende Hauptaufgaben, die über eine bloße Stellenausschreibung hinausgehen:
Darüber hinaus beinhaltet der Bereich der Rekrutierung auch spezifische Aufgaben, die in der idealen Präsentation des Arbeitgebers oder der suchenden Organisation bestehen. Besonders das schnelle Reagieren auf Veränderungen im Unternehmensprozess macht den ihn unabdingbar. Das Lösen von Problemen mit dem eingesetzten Mitarbeiter erfolgt dabei zeitnah und situationsgerecht. Neben dem Abschluss von Arbeitsverträgen mit neuen Angestellten können die Aufgaben auch Vereinbarungen über die Zusammenarbeit mit externen Personal- und Arbeitsvermittlern erfassen. Die Kontaktpflege mit Personalabteilungen und Managern gehört ebenso in den spezifischen Aufgabenbereich.
Aus diesen Gründen kann Ihnen das weite Aufgabenfeld von Personaldienstleistern von Nutzen sein, weil Sie zeitgerecht und zukunftsorientiert auf den unternehmerischen Wandel reagieren können. In dieser Hinsicht haben Sie vielleicht einen Fachkräftemangel aufzufangen, datenschutzrechtliche Bereiche abzudecken oder Sie wollen das Unternehmen dem demographischen Wandel anpassen. Das geht nur über den aktiven Dialog mit qualifizierten Bewerbern und Kandidaten, den der Personaldienstleister für Sie übernimmt.

Was sind die Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmer?

Das Unternehmen sowie auch der Kreis der Bewerber profitieren von der Arbeit der Personaldienstleister. Auf Unternehmerseite liegen die Vorteile besonders in der Zeit- und Kostenersparnis. Denn die Suche nach geeigneten Fachkräften kostet in der Regel viel Zeit und Geld. Mit dem Einsatz von Profis gibt es weder Personalaufwand, noch Zeit- und Geldverschwendung. Vermittler von passenden Kandidaten sorgen für eine diskrete Arbeitsweise von Anbeginn der Stellenausschreibung und dem Bewerberprofil bis hin zum Screening der Bewerbungsunterlagen und der Analyse der Jobinterviews. Als Unternehmen können Sie davon ausgehen, dass im Rahmen dieses Aufgabenbereichs stets nach Ihrem Interesse und Ihren Zielvorgaben gesucht und gehandelt wird. Letztlich begleitet, unterstützt und fördert die Personalvermittlung den unternehmerischen Erfolg.
Für den Bewerber ergeben sich eine ganze Reihe von Vorteilen, die auf Dauer für das persönliche Fortkommen unverzichtbar sind. Als Bewerber profitieren Sie

Woran erkennt der Personalexperte einen geeigneten Bewerber?

Der Personalexperte erkennt einen geeigneten Bewerber anhand dem Inhalt seiner Bewerbungsunterlagen und – im Falle einer Einladung zu einem Interview – an seinem persönlichen und sprachlichen Auftreten. Zunächst aber stehen die für die Vorauswahl jeweiligen Angaben der Bewerbung im Vordergrund. Diese müssen die Eignung für die ausgeschriebene Stelle widerspiegeln. Dabei legt der Personalexperte sein Augenmerk auf
  1. Berufserfahrungen. 
  2. der Jobbeschreibung entsprechende Qualitäten.
  3. Arbeitszeugnisse.
  4. und Kenntnisse. 
Darüber hinaus kann der Recruiter eine potentielle Eignung auch schon an einem Anschreiben oder einem Motivationsanschreiben erkennen, wenn das zum Bewerbungsprozess gehören sollte. Es muss fehlerfrei, kreativ und überzeugend verfasst sein. Selbiges gilt für den Lebenslauf. Nicht fehlen dürfen
  • Zeitangaben
  • Berufsbezeichnungen
  • und eine prägnante und kurze Beschreibung der Kerntätigkeit der vorherigen Berufsposition. 
Zusammen mit den Arbeitszeugnissen prägen diese Elemente das Bild des Bewerbers und seine Verhaltensweise über die Dauer seiner gesammelten Berufserfahrung. Besonders die genaue Zeitangaben offenbaren, ob es in der beruflichen Laufbahn Lücken in Form von zeitlichen Unterbrechungen gegeben hat. Sollte es welche geben, muss an diesen Stellen nachgehakt werden.
In der Regel kommuniziert das Unternehmen mit den Personalexperten, welche Art von Bewerbungsunterlagen erwünscht sind. Anhand dieser Informationen kann sich der Bewerber orientieren und die Vollständigkeit seiner Unterlagen gewährleisten. Attraktiv für einen geeigneten Kandidaten kann sich der Wegfall eines Anschreibens auswirken, weil die Erstellung sowohl den Bewerber als auch den Recruiter Zeit kostet. Besonders international arbeitende Unternehmen haben sich davon verabschiedet, weil sie den Fokus auf die Nennung von Referenzen legen.

Wie läuft der Auswahlprozess ab und was passiert bei einer Absage?

Der Auswahlprozess gliedert sich in:

Vorauswahl

Auswahl

Angebot und Vertrag

Einstellung oder Absage

Vorauswahl

Auswahl

Angebot und Vertrag

Einstellung oder Absage

Bei der Vorauswahl gleicht die Personalvermittlungsstelle die Angaben aus den Bewerbungsunterlagen mit den Erfordernissen aus der Stellenbeschreibung ab. Dabei können automatisierte Prozesse hinzukommen, die Faktoren wie beispielsweise die Reisebereitschaft erfassen. Hierzu wählen bereits viele Unternehmen entsprechende Softwareprogramme oder Recruiting-Chatbots, die den Arbeitsaufwand verringern sollen.
Bestimmte Angaben aus den Unterlagen des Bewerbers erfordern jedoch die Aktivität des Recruiters. Nicht selten nämlich tätigt er Referenzanrufe bei aktuellen oder früheren Arbeitgebern.
Ist die Vorauswahl getroffen, schließt sich die Auswahl der besten Bewerber an. An dieser Schnittstelle kann sich das Auswahlverfahren in der Praxis unterscheiden. Entweder der Bewerber wird direkt zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch eingeladen oder er muss einen weiteren Auswahlprozess durchlaufen. Das kann weitere Testverfahren umfassen. Für die fachliche Abgleichung der gefragten Kompetenzen leiten viele Personalabteilungen die Unterlagen des Bewerbers an die passende Fachabteilung.
Die Eignung über die Methode der sprachlichen Analyse hingegen läuft über ein systemgeschütztes Verfahren ab. Das Persönlichkeitsprofil wird anhand einer Sprach- und Stimmanalyse erstellt, wobei der Jobbewerber die Fragen zu Arbeit und Privatleben von einem Telefon-Bot gestellt bekommt.
Der beste ausgemittelte Bewerber bekommt dann ein konkretes Angebot und einen Arbeitsvertrag unterbreitet.
Dazu gehören:
Ist der Arbeitsvertrag auf Unternehmer- und Bewerberseite unterschrieben, kann der Onboarding-Prozess beginnen.

Bekommt der Bewerber eine Absage, sollten Sie als Personalexperte ein persönliches Gespräch vornehmen. Hier formulieren Sie die Ablehnungsgründe und können dem Bewerber ein wertvolles Feedback geben. Das kann auch in einem positiv formulierten Schreiben passieren.

Welche Kennzahlen gibt es im Recruiting?

  1. die Empfehlungs-Bewerber-Rate
  2. der Bewerbungstrichter
  3. Rückmeldezeiten
  4. Qualität der eingestellten Bewerber

Jede dieser Nummer bedeutet für den Personalprofi das Erfordernis der richtigen Umsetzbarkeit in der Praxis.

Für die Empfehlungs-Bewerber-Rate sollte das Mitarbeiterempfehlungsprogramm über eine Erfolgsmessung angepasst werden. Zu messen sind die Anzahl der Empfehlungen, die Quote über die tatsächlichen Einstellungen aufgrund der Empfehlung und die Messung von langfristig hohen Leistungen.

Zur Erfolgsmessung gehört auch der Bewerbungstrichter. Er umfasst neben den Klicks ausgeschriebener Stellenanzeigen auch die Messung der Zahl der Bewerber, die sich eine Stelle nur angeschaut haben. Hier spricht man von Bewerbungsstarts. Die Messung erfasst als weiteren Schritt auch die tatsächlich abgeschlossenen Bewerbungen. An dieser Stelle kann das Unternehmen feststellen, ob gewisse Bewerbungsprozesse noch zeitgemäß sind. Last but not least gehört zu den wichtigsten Faktoren der Erfolgsmessung auch die Zahl der Einladungen zu einem Jobinterview. Hier geht es um das bestehende Personalmarketing, dass unter Umständen eine Verbesserung braucht. Grund hierfür kann eine zu hohe Anzahl an Bewerbern sein mit gleichzeitigen Selektionsschwierigkeiten der besten Kandidaten.

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